Beste To-Do-Listen- und Notizen-App

Es gibt zu viele To-do-Listen-Apps. Sie alle auszuprobieren wäre eine gewaltige Aufgabe, und das weiß ich, weil ich es getan habe. Warum gibt es so viele Apps für etwas, das man leicht mit Haftnotizen oder jedem anderen Stück Papier erledigen kann. Weil die Aufgabenverwaltung eine zutiefst – sogar irrational – persönliche Angelegenheit ist.

Menschen lehnen alles ab, was sich nicht richtig anfühlt. Das ist ein guter Instinkt, aber es erschwert die Suche nach der richtigen App für dich. Zu diesem Zweck habe ich hart daran gearbeitet, die besten To-do-Apps zu recherchieren, um die richtigen für verschiedene Anwendungsfälle zu finden.

Ich habe die am besten bewerteten Apps in jedem jeweiligen App Store und im Web ausprobiert und viel zu viel Zeit damit verbracht, To-do-Listen in einer App nach der anderen zu erstellen. Es gibt sogar eine ganze Kategorie von KI-gestützten To-do-Apps, die behaupten, alles zu revolutionieren.

Um die Überraschung vorwegzunehmen: Das tun sie nicht – und ich fand keine von ihnen gut genug in den wichtigen Bereichen der Aufgabenlistenverwaltung, um sie zu empfehlen. Schauen wir uns also an, was meiner Meinung nach die Crème de la Crème ist. Was auch immer du suchst, eine dieser Aufgabenverwaltungs-Apps wird die richtige für dich sein.

Möchtest du weitere plattformspezifische Optionen. Todoist für die Balance zwischen Leistung und Einfachheit. TickTick für eingebettete Kalender und Timer. Microsoft To Do für Microsoft Power-User. Apple Reminders für die meisten Apple-Nutzer.

Things für elegantes Design. Google Tasks für Google Power-User. Weitere Optionen, einschließlich Projektmanagement-Software, Notiz-Apps und anderer Tools, die die Aufgabe erfüllen können. Unsere besten App-Zusammenstellungen werden von Menschen geschrieben, die einen Großteil ihrer Karriere damit verbracht haben, Software zu nutzen, zu testen und darüber zu schreiben.

Sofern nicht ausdrücklich anders angegeben, verbringen wir Dutzende von Stunden mit der Recherche und dem Testen von Apps, wobei wir jede App so verwenden, wie sie verwendet werden soll, und sie anhand der Kriterien bewerten, die wir für die Kategorie festgelegt haben.

Wir werden niemals für die Platzierung in unseren Artikeln von einer App oder für Links zu einer Website bezahlt – wir schätzen das Vertrauen, das Leser in uns setzen, um authentische Bewertungen der Kategorien und Apps anzubieten, die wir überprüfen.

Weitere Einzelheiten zu unserem Prozess findest du in der vollständigen Beschreibung, wie wir Apps auswählen, die auf dem Zapier-Blog vorgestellt werden. Ich schreibe seit über Technologie im Allgemeinen und Produktivität im Besonderen. In dieser Zeit habe ich persönlich im Grunde jede größere To-do-Listen-App ausprobiert, die herausgekommen ist, und ich habe mich immer auf mindestens eine von ihnen verlassen, um zu funktionieren.

Wenn es um die Verwaltung einer To-do-Liste online geht, hat natürlich jeder andere Kriterien. Ich habe dies beim Testen berücksichtigt und versucht, nicht nur die Apps auszuwählen, die am besten zu mir passen, sondern auch diejenigen, die zu verschiedenen Personen passen, die die Aufgabenverwaltung auf andere Weise angehen.

Ungeachtet dessen gab es ein paar Funktionen, die bestimmte Apps hervorstechen ließen. To-do-Listen helfen dir, deine Arbeit zu organisieren und den Überblick über Aufgaben zu behalten. Eine gute digitale To-do-Liste erleichtert die Erledigung von Aufgaben und erschwert das Verpassen von Fristen.

Ehrlich gesagt ist der Hauptgrund für die Verwendung einer To-do-Listen-App, dass sie praktisch ist. Du musst nicht den Überblick über ein überlebenswichtiges Stück Papier behalten oder dich darum kümmern, eine Serviette zur Hand zu haben, wenn du etwas notieren möchtest.

Es muss schnell gehen, Aufgaben hinzuzufügen und zu organisieren. Idealerweise wird eine Aufgabe mit ein paar Fingertipps oder Tastenanschlägen hinzugefügt und kategorisiert. Wenn das Hinzufügen deiner To-dos mühsam ist, wirst du es einfach nicht tun – und dann wirst du Dinge vergessen.

Biete mehrere Möglichkeiten zum Organisieren deiner Aufgaben. Tags, Listen, Projekte und Fälligkeitstermine sind alle hilfreich, und die besten To-do-Apps bieten mindestens ein paar Kategorien wie diese. Verschiedene Personen und Arbeitsabläufe erfordern unterschiedliche Optionen.

Erinnere dich an selbst auferlegte Fristen. Benachrichtigungen, Widgets, E-Mails – wenn du eine Online-To-do-Liste verwendest, sollte sie dir helfen, zu verfolgen, was wann geschehen muss. Dies ist einer der Hauptgründe, eine App anstelle eines Notizbuchs zu verwenden.

Biete saubere Benutzeroberflächen. Die beste To-do-App fügt sich in deinen Workflow ein, sodass du zu dem zurückkehren kannst, was du eigentlich tun sollst. Als professioneller Gutachter, der viel Zeit mit dem Testen verbringt, habe ich im Allgemeinen eine Phobie vor hässlichen Apps.

Synchronisiere zwischen jeder Plattform, die du verwendest. Welche Plattformen das sind, hängt davon ab, was du persönlich verwendest, aber ich habe nichts in Betracht gezogen, das nicht zwischen Desktop und Mobile synchronisiert wird. Du solltest wirklich in der Lage sein, deine To-do-Liste zu überprüfen, wenn du im Geschäft oder anderweitig unterwegs bist.

Während KI beginnt, sich in To-do-Apps einzuschleichen, ist sie noch nicht weit verbreitet. Keine App hat es nur deshalb auf diese Liste geschafft, weil sie eine KI-basierte Planung hatte oder automatisch Unteraufgaben vorschlagen konnte, aber keine App wurde deswegen ausgeschlossen.

Während einige Leute diese Funktionen nützlich finden, vermute ich, dass die meisten Leute, die nach einer To-do-App suchen, in der Lage sein wollen, den Überblick über all die Dinge zu behalten, die sie zu tun haben – und nicht weitere Aufgaben von einem Roboter zu einer Liste hinzufügen lassen wollen.

Ich habe versucht, die Aufgabenlisten-Apps zu finden, die diese Dinge auf verschiedene Weise ausbalancieren. Keine dieser Optionen wird für jeden richtig sein, aber hoffentlich ist eine davon richtig für dich. Microsoft To Do. Apple Reminders. Google Tasks. Todoist ist nicht die leistungsstärkste To-do-Listen-Website auf dem Markt.

Sie ist auch nicht die einfachste. Das ist sozusagen der Punkt: Diese App balanciert Leistung mit Einfachheit, und das tut sie, während sie im Grunde auf jeder Plattform läuft, die es gibt. Das ist ein starkes Verkaufsargument – was wahrscheinlich der Grund ist, warum Todoist im Moment eine der beliebtesten To-do-Listen ist.

Das Hinzufügen von Aufgaben ging auf jeder Plattform in meinen Tests schnell, was zum Teil der Verarbeitung natürlicher Sprache zu verdanken ist. Gib "Milch kaufen Montag" ein, und die Aufgabe "Milch kaufen" wird mit dem nächsten Montag als Fälligkeitstermin hinzugefügt.

Du kannst neue Aufgaben in deinen Posteingang legen und sie dann in relevante Projekte verschieben; du kannst auch Fälligkeitstermine festlegen. Bezahlte Nutzer können benutzerdefinierte Filter und Etiketten erstellen, und es gibt auch einige grundlegende Funktionen für die Zusammenarbeit.

Für Unternehmen kann es eine vollwertige Projektmanagement-App sein. Todoist ist flexibel genug, um sich an die meisten Arbeitsabläufe anzupassen, aber nicht so kompliziert, dass es überfordert. Und es fügt regelmäßig neue Funktionen hinzu: Du kannst Projekte zum Beispiel als Kanban-Board anzeigen, und es gibt jetzt nach den letzten Updates einige robustere Kalenderfunktionen.

Es gibt sogar einen KI-Assistenten in den Bezahlplänen, der helfen kann, Aufgaben umsetzbarer zu machen. Insgesamt ist dies eine großartige erste To-do-Listen-App zum Ausprobieren, besonders wenn du nicht weißt, wo du anfangen sollst.

Todoist lässt sich auch in Zapier integrieren, was bedeutet, dass du automatisch Aufgaben in Todoist erstellen kannst, wenn etwas in einer deiner Lieblings-Apps passiert. Sieh dir einige Ideen für die Automatisierung von Todoist mit Zapier an oder probiere eines dieser Beispiele aus.

TickTick ist eine schnell wachsende Aufgabenlisten-App, die eine breite Palette von Funktionen auf fast jeder Plattform bietet, die du dir vorstellen kannst. Das Hinzufügen von Aufgaben geht dank der Verarbeitung natürlicher Sprache schnell. Es gibt auch einen universellen Tastaturkurzbefehl in den Desktop-Versionen und angeheftete Benachrichtigungen und Widgets auf dem Handy, was es schnell macht, eine Aufgabe hinzuzufügen, bevor du zu dem zurückkehrst, was du tust.

Aufgaben können mit Listen, Tags, Fälligkeitsterminen und Prioritäten organisiert werden, und es gibt auch die Möglichkeit, jeder Aufgabe Unteraufgaben hinzuzufügen. TickTick bietet all dies mit Apps, die sich nativ anfühlen – die Mac-Version unterscheidet sich zum Beispiel von der Windows-Version in einer Weise, die angesichts der Unterschiede zwischen diesen beiden Systemen sinnvoll ist.

TickTick bietet auch ein paar Funktionen, die über das hinausgehen, was andere Aufgabenverfolgungs-Apps bieten. Erstens gibt es einen eingebauten Pomodoro-Timer, mit dem du eine einminütige Arbeitssitzung für jede deiner Aufgaben starten kannst, komplett mit zahlreichen Optionen für weißes Rauschen, wenn du möchtest.

Zweitens gibt es eine Integration mit verschiedenen Kalendern von Drittanbietern, mit der du deine Aufgaben und deine Termine an einem Ort sehen und sogar etwas Timeblocking betreiben kannst. Es gibt auch ein eingebautes Tool zur Gewohnheitsverfolgung, mit dem du überprüfen kannst, an wie vielen Tagen du dich an deine Sport- und Ernährungsverpflichtungen gehalten hast oder nicht.

Und eine Eisenhower-Matrix-Ansicht ermöglicht es dir, deine Aufgaben danach zu priorisieren, was dringend und was wichtig ist. Es ist eine großartige Sammlung von Funktionen, die mit nichts anderem auf dem Markt zu vergleichen ist.

Wenn du weißt, dass du ein bisschen mehr von deiner To-do-App willst, lohnt es sich, sie auszuprobieren. Mit der Zapier-Integration von TickTick kannst du TickTick mit den anderen Tools in deinem Tech-Stack verbinden, um automatisch Aufgaben zu erstellen, wenn du neue Leads, Deals oder E-Mails erhältst.

Erfahre, wie du TickTick mit Zapier automatisieren kannst, oder beginne mit einem dieser vorgefertigten Workflows. Du entscheidest dich zwischen TickTick und Todoist. Lies unseren Showdown: TickTick vs. Todoist. In den letzten Jahren hat Microsoft langsam und leise seine persönlichen Produktivitäts-Apps wirklich, wirklich gut gemacht.

Seine moderne Version von Microsoft To Do ist eines der großen Ergebnisse davon. Die Hauptoberfläche ist sauber und freundlich, und das Hinzufügen von Aufgaben geht schnell, aber unter der Oberfläche steckt viel Flexibilität. Das herausragende Merkmal ist hier die tiefe Integration in das Microsoft-Ökosystem.

Jede in Outlook gekennzeichnete E-Mail wird zum Beispiel als Aufgabe angezeigt. Outlook-Nutzer können ihre Aufgaben auch aus dieser App in Microsoft To Do synchronisieren, was bedeutet, dass es endlich eine Möglichkeit gibt, Outlook-Aufgaben mit dem Handy zu synchronisieren.

Es hat ein paar Funktionen verloren, da Microsoft Windows um KI herum neu gestaltet, aber hoffentlich wird es gut mit Copilot und anderen neuen Tools zusammenarbeiten. Wenn du ein Windows-Nutzer und ein Outlook-Nutzer bist, könnte dies die richtige App für dich sein, obwohl sie auch auf Macs und iPhones gut funktioniert.

Es ist meiner Meinung nach auch eine der hübschesten To-do-Listen-Apps auf dem Markt. Du kannst für jede deiner Listen benutzerdefinierte Hintergrundbilder festlegen, sodass du auf einen Blick erkennen kannst, welche Liste du gerade ansiehst.

Du wirst dir den ganzen Tag deine Aufgabenliste ansehen – sie könnte also auch gut aussehen. Microsoft To Do lässt sich in Zapier integrieren, was bedeutet, dass du sicherstellen kannst, dass Microsoft To Do mit allen anderen Apps kommuniziert, die du verwendest, nicht nur mit den Microsoft-Apps.

Erfahre, wie du Microsoft To Do mit Zapier zu einem Produktivitäts-Kraftpaket machen kannst, oder sieh dir diese Beispiele an, um loszulegen.